Gemeinsam stark: Erfolgreiches „job-sharing“ im Sekretariat

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Job-sharing – oder auch „Arbeitsplatzteilung“ ist ein Arbeitszeitmodell, das viele Vorteile für die Beteiligten hat: Eine (oder auch mehrere) Vollzeitstellen sind zuverlässig besetzt, es gibt für alles eine/n festen Ansprechpartner/in und dennoch können die „job-sharer“ problemlos in Teilzeit arbeiten, ihre Arbeitszeit flexibel einteilen und/ oder sich gegenseitig vertreten, sobald eine/ r länger abwesend ist.

Der Begriff „job-sharing“ ist zwischenzeitlich recht weit verbreitet, in der Praxis muss jedoch unterschieden werden, ob es sich um ein reines „job-splitting“ handelt, bei dem die Aufgaben einer vollen Stelle in zwei oder mehr Teilzeitstellen „aufgeteilt“ werden oder ob es tatsächlich um „job-pairing“ geht, bei dem die Zusammenarbeit deutlich enger gestaltet werden muss. In diesem Fall werden die Aufgaben nämlich nicht fest auf mehrere Stellen verteilt, sondern die ursprüngliche Stelle, mit sämtlichen Aufgabenbereichen, bleibt bestehen und es liegt in der Hand der job-sharer, diese unter sich aufzuteilen und gemeinsam zu bearbeiten. Diese Form der Zusammenarbeit erfordert ein hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit, Organisationsstärke und Sozialer Kompetenz.

Welche Form des job-sharings die am besten geeignete ist, ist von den beteiligten Personen und auch von der Unternehmensstruktur abhängig.
Die Vorteile – sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer – liegen klar auf der Hand, es stellt sich lediglich die Frage, wie das Modell zu organisieren ist, damit es auch reibungslos funktioniert.

Im klassischen „Doppelsekretariat“ wird bereits seit langem praktiziert, was jetzt für eine immer größere Zielgruppe relevant wird. Wichtig sind dabei klare Strukturen, Verlässlichkeit der beteiligten Personen und auch eine entsprechend große Portion Teamgeist.
Das ist leicht gesagt, doch wie kann das in der Praxis umgesetzt werden? Worauf kommt es an, wenn ein Sekretariat von zwei oder mehr Assistent/innen geführt wird?

Durch das erhöhte Arbeitsaufkommen und die wachsende Verantwortung im modernen Office-Management unterstützen häufig mehrere Assistent/innen gemeinsam einen oder mehrere Vorgesetzte. Höchste Priorität hat dabei der reibungslose Tagesablauf aller Beteiligten und dazu ist ein klarer Informations- und Kommunikationsfluss notwendig.
Das Team um Referentin Claudia Behrens-Schneider hat daher ein Seminar konzipiert, das die Teilnehmer/innen darin unterstützt, das job-sharing im Sekretariat noch effektiver zu gestalten.
In dem zweitägigen Seminar, das am 04./ 05. Juli in Köln durchgeführt wird, werden die verschiedensten relevanten Themenbereiche erarbeitet. Die Referentin bietet informativen Wissensinput, der von den Teilnehmer/innen diskutiert und in diversen Übungen praxisnah erlernt wird.

Fragestellungen & Themenbereiche des zweitägigen Seminars
• Was macht die Zusammenarbeit erfolgreich?
• Wie gelingt es, eine Vision des eigenen Teams zu entwickeln?
• Wie gelingt die gemeinsame Büroorganisation? – Welche Standards können eingeführt oder optimiert werden?
• Wie gelingt eine faire und möglichst effiziente Aufgabenteilung im Büro?
• Kollegialität statt Konflikt: Konstruktiver Umgang mit Störungen und Konfliktpotential
• Stressmanagement & Stressbewältigung im Team
• Sachliche Kommunikation & funktionierender Informationsaustausch
• Verbale und nonverbale Kommunikation

Da speziell dieses Thema stets mehrere Personen im Unternehmen betrifft, ist darüber nachzudenken, ein unternehmensinternes INHOUSE-Seminar anzubieten.
Neben geringerem Zeit- und Kostenaufwand bietet dies den Vorteil, die Seminarinhalte individuell auf das eigenen Unternehmen und die betreffenden Positionen anpassen zu können. Darüber hinaus kann der Workshop-Anteil stark erhöht werden und die Teilnehmer/innen erhalten somit Gelegenheit, Alltagssituationen im geschützten Rahmen des Trainings zu erarbeiten. So gelingt der Transfer in den Arbeitsalltag am besten.
Alle Details zum Seminar finden Sie auf der Website der ASB Akademie GmbH:

Weitere Informationen unter:
https://asb-seminarshop.de/seminare/assistenz-und-sekretariat/gemeinsam-stark-erfolgreiches-job-sharing-im-sekretariat-seminar/