Das interne Kontrollsystem: IKS

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Zu den zentralen Bestandteilen von Aufbau- und Ablauforganisation von einem Unternehmen, zählen auch die sogenannten internen Kontrollsysteme. Abgekürzt werden diese gerne auch als IKS bezeichnet. Ein internes Kontrollsystem kann die prozessualen Risiken bei richtiger Durchführung deutlich minimieren. Nicht nur die Eigentümer bzw. Führungskräfte, sondern auch die externen Stellen wie beispielsweise Versicherungen, Banken, der Gesetzgeber und Rechnungshöfe sowie Wirtschaftsprüfer müssen intern kontrollieren. Was genau gibt es nun über das IKS zu wissen und worauf achten? Unter dem internen Kontrollsystem versteht man die Grundsätze, die vom Management eingeführt wurden. Es handelt sich dabei um Maßnahmen und Verfahren, die an die organisatorische Umsetzung von Entscheidungen gerichtet sind. Doch was bedeutet das genau?

Wozu ist das IKS gut?
Das IKS dient zur Sicherung der Wirtschaftlichkeit und Wirksamkeit der Geschäftstätigkeit, zur Ordnungsmäßigkeit sowie zur Verlässlichkeit von der internen sowie externen Rechnungslegung und zur Einhaltung der rechtlichen Vorschriften des Unternehmens.

Durch das Einhalten von Regeln und Richtlinien sollen Schäden vermieden werden. Diese können sowohl aus dem internen als auch aus dem externen Bereich stammen. Das IKS beinhaltet stets die Grundsätze, Vorgänge und Maßnahmen, die von dem Management des Unternehmens festgelegt wurden. Das System soll einen ordnungsgemäßen Ablauf von dem betrieblichen Geschehen sicherstellen. Unternehmen dient das interne Kontrollsystem also als Führungsinstrument.



Ziel des internen Kontrollsystems
Wie der Name schon sagt, ist das Ziel des IKS die Kontrolle im Unternehmen. So wird dabei eine sogenannte Soll-Vorgabe erstellt, welche dann mit dem Ist-Zustand verglichen wird. Das System dient also zur Erstellung von aussagekräftigen sowie zeitnahen Aufzeichnungen zu unterschiedlichen Zwecken wie:

– der Vermögenssicherung
So soll das IKS das Vermögen vor Schädigungen und Verlusten schützen.

– der Wirtschaftlichkeit
Die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens wird durch das IKS ebenfalls regelmäßig geprüft.

– der Ordnungsmäßigkeit
Überprüft werden dabei die Richtigkeit und Vollständigkeit von externen und internen Rechnungen sowie die Einhaltung der Unternehmenspolitik und alle rechtlichen Vorschriften.

– die Fehlervermeidung:
Natürlich sollen durch das IKS auch Fehler verhindert werden. Diese betreffen die Buchführung und die Korrektur von bereits bestehenden Fehlern.



Der Aufbau des IKS
Prinzipiell gliedert sich das IKS in zwei unterschiedliche Regelungsbereiche. Zum einen dient das System dazu, die Unternehmensaktivitäten effektiv zu regeln. Zum anderen wird das IKS zur Überwachung sowie zur Einhaltung der Regelungen verwendet.

Unterschieden wird außerdem zwischen den prozessintegrierten sowie den prozessunabhängigen Überwachungsmaßnahmen. Die prozessintegrierten Maßnahmen umfassen alle organisatorischen Sicherungsmaßnahmen. Dazu zählen auch die Gewaltentrennung und die Kompetenzen-Trennung. Kurz gesagt: Jemand, der in der Buchhaltung arbeitet, sollte nicht auch für den Zahlungsverkehr verantwortlich sein.



Fazit:
Das interne Kontrollsystem ist für jedes größere Unternehmen sehr wichtig. Verwendet wird hierfür auch die Abkürzung IKS. So geht es dabei, Regelungen zu überwachen und Fehler aufzudecken bzw. sie in erster Linie bereits zuvor zu verhindern. Das IKS ist ein wichtiges Instrument der Unternehmensführung und sollte nicht unterschätzt werden. Es dient dem Schutz und der Sicherheit des Vermögens. Auch die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens wird durch das IKS regelmäßig überprüft, was ebenfalls enorm wichtig ist. Außerdem geht es dabei um die Einhaltung der entsprechenden Unternehmenspolitik sowie um alle rechtlichen Vorschriften. Diese müssen selbstverständlich ebenfalls eingehalten werden.